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Fattura elettronica: cos’è e come usarla

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A partire dal 1° gennaio 2019 è stata introdotta una novità piuttosto consistente che interessa obbligatoriamente quasi ogni impresa e libero professionista: la fatturazione elettronica. Se non si utilizza questo metodo, il documento viene considerato nullo. Il sito dell’Agenzia delle Entrate e altri privati hanno messo a disposizione dei servizi appositi per creare ed inviare fatture elettroniche che aderiscono alla nuova normativa, ma iniziare ad utilizzarli può non essere immediato per tutti. Come usarli senza fare errori?

Cosa si intende per fattura elettronica

Innanzitutto, cosa si intende per fattura elettronica? Si tratta di un documento in formato digitale (XML) emesso ed inviato tramite sistemi elettronici e informatici (non esiste quindi una versione cartacea di questo documento, ma solo una digitale). Per essere ritenuta autentica ed integra, una fattura elettronica deve riportare la firma elettronica di chi l’ha emessa (privato o azienda). Per proteggere ulteriormente il documento, viene usato il Sistema di Interscambio (SdI) digitale che controlla anche che la fattura sia autentica e corretta in ogni sua parte.

A cosa serve il Sistema di Interscambio (SdI)

Per molti questa novità sarà scomoda e complicata, ma adeguarsi è obbligatorio. Per ottemperare a questo dovere, chi deve emettere fattura elettronica può avvalersi del servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate oppure acquistare un software apposito per emettere, ricevere e archiviare i documenti elettronici.

Per spiegare in parole semplici il ruolo dell’SdI, lo si può paragonare a un corriere, o a un postino. Controlla che la fattura contenga i dati obbligatori ai fini fiscali (per esempio partita IVA o codice fiscale di cliente e fornitore) e l’indirizzo PEC del destinatario per poterla “recapitare”. Se questo primo controllo ha esito positivo, il Sistema di Interscambio invia la fattura al destinatario ed emette al fornitore una sorta di ricevuta di recapito, che contiene data e ora di consegna del documento. Sotto questo aspetto non si riscontra novità a parte il mezzo usato per la consegna, infatti i dati da riportare sulla fattura sono gli stessi che dovevano essere presenti anche sui documenti cartacei.  

Chiaramente, quindi, è essenziale che chi deve emettere fattura elettronica si procuri un software di fatturazione in formato XML (eXtensible Markup Language). Questo formato infatti è l’unico consentito per legge. I soggetti che hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica devono essere in possesso del “codice univoco”; si tratta di un codice identificativo che permette al Sistema di Interscambio di identificare sia il fornitore che il destinatario. Una delle prime cose da fare è quindi fornire il proprio codice univoco a tutti i propri clienti e fornitori e richiedere il loro, altrimenti sarà impossibile emettere e ricevere fatture elettroniche. (Qui trovi altre informazioni utili sulla nuova fatturazione elettronica)

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica

Il primo vantaggio che viene sicuramente in mente è di natura materiale ed ecologica: con la scomparsa delle fatture cartacee andranno a diminuire il consumo di carta e i costi di stampa, spedizione e archiviazione dei documenti. La conservazione delle fatture avviene infatti sempre per via telematica, in archivi digitali. Il formato XML permette anche di snellire i processi contabili e di ridurre al minimo gli errori (infatti non si dovranno più trascrivere a mano dati o cifre). Un altro vantaggio sono i tempi di consegna praticamente immediati: il fornitore saprà sempre data e ora di consegna della fattura, senza i disagi delle consegne postali che possono subire ritardi o causare la perdita di alcuni documenti. L’ultimo vantaggio che si può citare è di natura fiscale: si aumenterà la stretta contro possibili evasori.

Lo spettro delle sanzioni

Ma se non si adempie alla normativa o lo si fa in maniera scorretta, ci si dovrebbero aspettare esorbitanti sanzioni da parte del Fisco? Questa è una delle più grandi paure di tutti, ma nel corso dei primi sei mesi del 2019 l’introduzione della fatturazione elettronica sarà più elastica, ovvero le fatture dovranno essere emesse non necessariamente al momento dell’operazione ma entro la scadenza della liquidazione periodica dell’IVA (che può essere mensile o trimestrale). Durante i sei mesi successivi questa finestra sarà ridotta a dieci giorni dall’operazione, entro i quali andrà necessariamente trasmessa all’SDI. Nei primi mesi di utilizzo anche le sanzioni sono ridotte al minimo, si può dire che per quest’anno anche in caso di errore si potranno dormire sonni abbastanza tranquilli. È comunque consigliabile imparare ad utilizzare questo sistema al meglio il prima possibile, così da non trovarsi in difficoltà da fine anno in poi.

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